Qué es y ejemplo de un catálogo de cuentas de una empresa

Todas las empresas requieren de ciertos protocolos para cumplir con todas las funciones una básicas. Una de ellas es la contabilidad de la misma. Tener un registro real sobre las pérdidas y ganancias de la misma es fundamental para mantener a flote el negocio.

Además de servir para uso personal, también es necesario para presentarse ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). En México, es uno de los requisitos más básicos para rendir cuentas ante la entidad. En este caso hablamos de un catálogo de cuentas de una empresa. Que bien, puede ser de una empresa industrial o una empresa de servicios.

El catálogo de cuentas sirve para cumplir con la presentación de la contabilidad electrónica de dicha empresa ante el SAT. Por ende, es un documento de suma importancia para quienes se dedican a este gremio. Aquí te contamos qué es y cómo hacer uno, utilizando algunos ejemplos.

¿Qué es un catálogo de cuentas de una empresa?

El catálogo de cuentas es, básicamente, una lista donde se hayan todas las cuentas contables de una empresa. Es decir, todas las pérdidas y ganancias que derivan de las operaciones de la misma.

Garantiza la estructura de una empresa con el fin de contabilizar las actividades que correspondan. El documento tiene una clasificación con seis cuentas de contabilidad:

  1. Activos.
  2. Pasivos.
  3. Capital.
  4. Ingresos.
  5. Costos.
  6. Gastos.

Cada una de estas cuentas del catálogo debe estar acompañada de una identificación que puede ser numérico, alfanumérico o alfa. Todo esto dependerá de quién realice el documento, así como las leyes que aplican en cada país para registrar uno.

En México, por lo menos, la estructura del documento se realiza de forma numérica. El tamaño y la complejidad del catálogo dependerá de la razón de ser de la empresa.

¿Cómo hacer un catálogo de cuentas contables?

Como mencionamos previamente, los catálogos son distintos, según el tipo de empresa a la cual dependa, así como la legislación del país. Para hacer un poco más sencillo el proceso, aquí vamos a enseñarte cómo elaborar uno estándar. Que, además, sirve para una empresa industrial o una empresa de servicios.

Debemos destacar que aquí dejaremos un ejemplo ficticio para realizar el documento. Sigue estos pasos para poner en práctica este requisito fiscal.

Paso uno: Recopilar toda la información

Lo primero que se requiere es realizar un diseño donde se lean los análisis realizados a la empresa. La idea fundamental es que este formato sirva como herramienta para mostrar la información completa de la misma.

Es necesario que sea lo más básico y sencillo posible. De esta manera, podrá modificarse fácilmente. Allí debe estar toda la información que contiene la administración:

  • Datos financieros por departamento.
  • Información de proyectos.
  • Datos regionales.
  • Requisito de las autoridades.
  • Fuentes de ingresos principales.
  • Factores importantes.

En México se utilizan códigos numéricos para identificar los apartados del catálogo. Es importante estar atento a la legislación correspondiente para conocer el resultado. Un código de cuentas sencillo podría estar identificado de la siguiente forma:

  • Activos: 1 -0001
  • Pasivos: 2 – 0001
  • Capital: 3 – 0001
  • Ingresos: 4 – 0001
  • Costos: 5 – 0001
  • Gastos: 6 – 0001

Recuerda que este es un ejemplo ficticio. En compañía de un contador experimentado se deben agregar los códigos que corresponden a tal empresa.

Este sistema, útil para organizar, permite a los contadores y tenedores de libros identificar con mayor facilidad de qué trata la operación; así como de evitar ambigüedades. Cada número debe identificar a qué cuenta pertenece.

Adicional a ello, es importante saber que cada número debe ser distinto, así como los códigos de las subcuentas o auxiliar debe comenzar con el número de cuenta del control al cual pertenecen.

Descarga un ejemplo del catálogo de cuentas

El objetivo básico de un catálogo de cuentas es que cada operación registrada cuente con un código único que le sirva de identificación.

Por ejemplo, si se desea registrar el pago de un cliente, es indispensable tener a mano el número de cuenta del cliente para poder registrar dentro del documento con un código. De esta manera, sea más fácil hallar la cifra dentro del catálogo.

Además de su utilidad principal, el catálogo de cuentas también sirve para registrar información y realizar informes que deriven de él, así como llevar datos de manera ordenada y poder analizar con mayor facilidad las operaciones de la empresa.

Recuerda que, en este ejemplo estamos hablando de un documento básico que puede servir para las empresas industriales o de servicio. Pero, cuando hablamos de una manufacturera, se convierte en un documento más amplio y extenso.

Ante todo ello, aquí te dejamos un ejemplo que puedes descargar en Word.

 

El documento se puede hacer el Excel o en la plataforma que requieras. Lo más importante es que sea sencillo y fácil de utilizar para cualquier analista. Recuerda que este documento debe hacerse de la mano con un contador que ayude a despejar todas las dudas.

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