Ventajas de usar hojas de calculo

Lotus 1-2-3

Esto significa que la gestión de clientes y contactos se realiza a menudo a través de hojas de cálculo. Cuando sólo se tiene un puñado de clientes, parece lógico introducir su información en una hoja de cálculo y compartirla con uno o dos vendedores de la plantilla.

Tanto si has utilizado una hoja de cálculo para gestionar tus finanzas personales como si has pasado innumerables horas construyendo tablas dinámicas para funciones anteriores, es probable que hayas tenido alguna experiencia práctica con hojas de cálculo. Aparte de la creación de fórmulas complicadas, el registro de la información en las hojas de cálculo es bastante intuitivo y no requiere una formación intensiva para aprender a utilizarlas. Esto hace que las hojas de cálculo sean una opción accesible para los equipos que están escalando rápidamente y no tienen tiempo para formar a los nuevos empleados en el uso de software complicado.

Incluso para una pequeña empresa, la gestión de la información de los clientes mediante hojas de cálculo es, en el mejor de los casos, improductiva y, en el peor, francamente peligrosa por diversas razones. Ahora vamos a discutir algunas de las desventajas de usar hojas de cálculo para rastrear información de clientes y contactos.

Openoffice calc

Las hojas de cálculo ahorran tiempo y proporcionan tanto flexibilidad en la presentación como precisión en los cálculos en comparación con el uso de calculadoras o de papel y lápiz. Una hoja de cálculo permite realizar cálculos instantáneos mediante fórmulas y es fácil de utilizar, modificar, almacenar e imprimir datos.

La disposición de los datos en columnas y filas crea intersecciones llamadas celdas. Los datos se introducen en la hoja de cálculo en forma de números, cadenas o fórmulas. Esto permite calcular al instante y también recalcular los datos a medida que se introducen o modifican los números.

La capacidad de introducir fórmulas matemáticas también permite hacer previsiones. Los números pueden modificarse para calcular cuáles serían los resultados en diferentes circunstancias, lo que constituye una función comúnmente utilizada por las empresas para predecir la evolución potencial. También puede utilizarse con otros tipos de datos, incluidos los científicos y estadísticos, para comprobar una hipótesis.

Los datos pueden organizarse de varias maneras en función de las necesidades del usuario, y en algunos casos pueden copiarse y pegarse directamente en una hoja de cálculo desde otras fuentes. Los programas de hojas de cálculo permiten al usuario cambiar fácilmente la apariencia de la hoja de cálculo, incluyendo el ancho de las columnas, la altura de las filas, el color de la fuente y el color de la propia hoja de cálculo.

Características de las hojas de cálculo

Algunas de las ventajas de utilizar hojas de cálculo son que facilitan el manejo eficaz de los datos y permiten una presentación más flexible de los mismos. Algunas desventajas del uso de hojas de cálculo son que los datos pueden manipularse fácilmente, lo que puede ser un problema a la hora de elaborar documentos financieros, puede ser difícil solucionar problemas en las hojas de cálculo, la colaboración puede ser difícil y pueden producirse errores humanos al introducir los datos.

Las hojas de cálculo tienen la ventaja de que facilitan la realización de cálculos, la introducción de cambios en los datos, la realización de pruebas «what-if», la utilización de diversos formatos y la presentación de datos con diversos gráficos. Sin embargo, la flexibilidad que ofrecen las hojas de cálculo puede suponer un riesgo para las empresas que las utilizan para presentar datos financieros. Puede ser difícil cumplir la normativa, ya que los datos pueden manipularse fácilmente. Además, las personas pueden introducir números erróneos o provocar problemas de formato que causen problemas con la precisión de los datos.

Ventajas de la hoja de cálculo excel

Las ventajas de las hojas de cálculo frente a un sistema automatizado son un debate popular cuando se trata de programas de reaseguro. Las hojas de cálculo se han utilizado tradicionalmente para almacenar datos de reaseguro pero, a pesar de su larga historia, parecen ser una opción mucho más arriesgada si se tienen en cuenta las desventajas. Las hojas de cálculo pueden causar problemas importantes en cualquier empresa y el sector del reaseguro no es una excepción. A continuación compartiré varias formas en que las desventajas de las hojas de cálculo se aplican al mundo del reaseguro y por qué un sistema automatizado es una solución más segura, eficiente y rentable para su negocio.

Las hojas de cálculo no poseen ninguna función de seguimiento de auditoría automática e integrada (aparte de la función básica de seguimiento de cambios) ni un registro de cambios. Siempre hay nuevos datos que entran en las hojas de cálculo y nuevos usuarios que las gestionan, pero Excel ofrece opciones de colaboración limitadas a menos que cada usuario tenga una suscripción activa a Microsoft 365. Esto puede dar lugar a muchas preguntas. Por ejemplo, ¿quién accedió a los datos por última vez, quién hizo qué y cuándo? ¿Cómo se sabe si los cálculos son correctos? ¿Cómo sabemos que los resultados son precisos después de meses, trimestres y años de uso? ¿Cómo podemos encontrar el valor anterior y saber cuánto han cambiado los valores con el tiempo? ¿Cómo se sabe que se está trabajando con los datos más actualizados y precisos? ¿Qué controles se establecen para garantizar que la hoja de cálculo se mantiene libre de errores?