Desventajas de las hojas de calculo

Desventaja… de la base de datos

Las ventajas de las hojas de cálculo frente a un sistema automatizado son un debate popular cuando se trata de programas de reaseguro. Las hojas de cálculo se han utilizado tradicionalmente para almacenar datos de reaseguro pero, a pesar de su larga historia, parecen ser una opción mucho más arriesgada si se tienen en cuenta las desventajas. Las hojas de cálculo pueden causar problemas importantes en cualquier empresa y el sector del reaseguro no es una excepción. A continuación compartiré varias formas en que las desventajas de las hojas de cálculo se aplican al mundo del reaseguro y por qué un sistema automatizado es una solución más segura, eficiente y rentable para su negocio.
Las hojas de cálculo no poseen ninguna función de seguimiento de auditoría automática e integrada (aparte de la función básica de seguimiento de cambios) ni un registro de cambios. Siempre hay nuevos datos que entran en las hojas de cálculo y nuevos usuarios que las gestionan, pero Excel ofrece opciones de colaboración limitadas a menos que cada usuario tenga una suscripción activa a Microsoft 365. Esto puede dar lugar a muchas preguntas. Por ejemplo, ¿quién accedió a los datos por última vez, quién hizo qué y cuándo? ¿Cómo se sabe si los cálculos son correctos? ¿Cómo sabemos que los resultados son precisos después de meses, trimestres y años de uso? ¿Cómo podemos encontrar el valor anterior y saber cuánto han cambiado los valores con el tiempo? ¿Cómo se sabe que se está trabajando con los datos más actualizados y precisos? ¿Qué controles se establecen para garantizar que la hoja de cálculo se mantiene libre de errores?

Cálculo de openoffice

Cualquier empresa quiere maximizar sus beneficios fijando los precios de sus productos y servicios al nivel adecuado. Tradicionalmente, para muchas empresas la gestión de precios se ha llevado a cabo utilizando hojas de cálculo de Excel para calcular los precios óptimos, y para transmitir estos precios a todos los implicados en el proceso de ventas. Nadie está diciendo que las listas de precios de Excel sean un sistema completamente defectuoso de gestión de precios, pero la forma moderna, precisa y más eficiente es utilizar una solución de software de precios en lugar de los métodos anticuados que son tan susceptibles de error, manipulación y corrupción.
Normalmente, encontramos que Excel se utiliza en las empresas para gestionar una estrategia de precios basada en la fijación de precios de coste más, o el descuento de los métodos de fijación de precios de lista u otras estrategias de precios simples. Aunque esto garantiza la rentabilidad de los productos o servicios, no tiene en cuenta otros factores que contribuyen a la disposición a pagar de los clientes, sobre todo la fijación de precios basada en el valor.
Sin un sistema de fijación de precios, es difícil gestionar, probar y optimizar estrategias de fijación de precios alternativas y más avanzadas, como la fijación de precios psicológica, la fijación de precios basada en la cantidad, la fijación de precios basada en los atributos y la fijación de precios de forma diferente según los mercados y las zonas geográficas, por nombrar algunas.

Ventajas de las hojas de cálculo para los estudiantes

Las aplicaciones de hojas de cálculo ofrecen a los usuarios de ordenadores una forma cómoda de recopilar, controlar y elaborar informes de datos. Al emplear una serie de potentes funciones, los usuarios pueden elaborar rápida y fácilmente informes completos y sentar las bases para un análisis avanzado. Sin embargo, a pesar de estas ventajas, las hojas de cálculo presentan varias desventajas que suponen un reto para los inexpertos y que impiden a los usuarios utilizar el software con eficacia.
Las aplicaciones de hojas de cálculo ofrecen una amplia biblioteca de funciones incorporadas, y los usuarios que necesitan características adicionales y más avanzadas pueden incluso programar su propia funcionalidad. Sin embargo, muchas de las funciones incluidas en potentes aplicaciones de hoja de cálculo como Microsoft Excel requieren que el usuario conozca e introduzca manualmente muchas fórmulas complejas. Según el sitio web oficial de Microsoft, los usuarios de hojas de cálculo de Excel pueden seleccionar las funciones básicas desde los iconos de la parte superior de la vista de la hoja de cálculo, pero los usuarios deben llamar a las funciones más avanzadas introduciendo manualmente una fórmula o un comando en una celda de la hoja de cálculo. Los usuarios que requieran un mayor nivel de funcionamiento pueden utilizar el lenguaje de programación propio de Microsoft, Visual Basic para Aplicaciones (VBA), para crear la funcionalidad, según el sitio web de referencia de Excel de Microsoft; no obstante, para satisfacer esta necesidad y realizar esta tarea, los usuarios deben tener cierta familiaridad con el lenguaje VBA.

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Esto significa que la gestión de clientes y contactos se realiza a menudo a través de hojas de cálculo. Cuando sólo se tiene un puñado de clientes, parece lógico introducir su información en una hoja de cálculo y compartirla con uno o dos vendedores de la plantilla.
Tanto si has utilizado una hoja de cálculo para gestionar tus finanzas personales como si has pasado innumerables horas construyendo tablas dinámicas para funciones anteriores, es probable que hayas tenido alguna experiencia práctica en el uso de hojas de cálculo. Aparte de la creación de fórmulas complicadas, el registro de la información en las hojas de cálculo es bastante intuitivo y no requiere una formación intensiva para aprender a utilizarlas. Esto hace que las hojas de cálculo sean una opción accesible para los equipos que están escalando rápidamente y no tienen tiempo para formar a los nuevos empleados en el uso de software complicado.
Incluso para una pequeña empresa, la gestión de la información de los clientes mediante hojas de cálculo es, en el mejor de los casos, improductiva y, en el peor, francamente peligrosa por diversas razones. Ahora vamos a discutir algunas de las desventajas de usar hojas de cálculo para rastrear información de clientes y contactos.